Sedm výhod užívání virtuálního sídla firmy
Praha 1. března 2022
Výběr adresy pro sídlo společnosti při zakládání obchodní korporace hraje pro mnoho podnikatelů zásadní roli. Pojďme si popsat sedm hlavních výhod, které virtuální kancelář přináší.
Co si představit pod pojmem virtuální sídlo
Jednoduše jde o službu poskytnutí určité adresy za měsíční nebo roční poplatek právnické osobě. Účelem je zápis adresy do obchodního rejstříku jakožto sídla této právnické osoby. Virtuální sídlo vystupuje jako skutečné sídlo firmy, nicméně v jeho prostorách se vaše kancelář doopravdy nenachází. Využívání virtuálního sídla je dle živnostenského zákona i občanského zákoníku zcela legální. Nemusíte mít strach z žádné pokuty za jeho zřízení.
Jaké jsou hlavní výhody?
- Úspora nákladů
Pro většinou podnikatelů je největší výhodou virtuálního sídla fakt, že ušetří značné finanční prostředky. Pokud byste kupovali nebo pronajímali kancelářské prostory, budou vaše měsíční náklady výrazně vyšší, klidně až o několik desítek tisíc korun. Samozřejmou podmínkou je to, že pro vaše podnikání nevyžadujete fyzickou kancelář. Na druhou stranu i s virtuálním sídlem máte často možnost pronajmout si „zasedačku“, kde se můžete sejít se svými klienty v příjemném prostředí a s technickým zázemím.
- Servis spojený s virtuálním sídlem
Pokud si zvolíte kvalitního poskytovatele virtuálního sídla, budete moci využívat také dalších služeb. Standardně se nabízí poštovní servis, kdy vám poskytovatel přeposílá nebo skenuje korespondenci a pravidelně podává přehled o veškeré poště, která je na sídlo společnosti doručena. V případě zájmu za vás virtuální sídlo může vyřizovat telefonické hovory nebo je přesměrovávat. Výjimkou není ani přítomnost recepční, která zajistí komunikaci s případnou návštěvou a klienty.
Naprostou nezbytností je také to, že pro vás poskytovatel zajistí štítek s názvem vaší společnosti a označí jím budovu vybraného virtuálního sídla. Viditelné označení budovy totiž patří mezi zákonné povinnosti firmy.
- Souhlas vlastníka nemovitosti
Podle živnostenského zákona je podnikatel povinen na žádost živnostenského úřadu prokázat právní důvod pro užívání prostor, v kterých se nachází jeho sídlo. Většinou se jedná o tzv. souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla obchodní společnosti na dané adrese. Tento souhlas je nezbytnou součástí zakladatelské listiny a každá společnost by je tedy měla mít vždy k dispozici.
Mnoho začínajících podnikatelů umisťuje sídlo na adresu svého bydliště. V případě, že byt nebo dům není váš, potřebujete rovněž získat souhlas majitele nemovitosti. To někdy může být složité nebo dokonce nemožné. Jestliže máte trvalé bydliště přihlášené na úřadu obce, nelze samozřejmě umístit na tuto adresu sídlo své společnosti. Všechny tyto komplikace řeší právě využití virtuálního sídla, kdy pro vás potřebný souhlas vždy zajistí poskytovatel.
- Prestižní adresa
Samotná adresa je vizitkou firmy a důležitým aspektem pro získání nových zákazníků. Virtuální sídla společností se obvykle vyskytují na adrese, která vzbuzuje důvěru a zvyšuje firemní image a důležitost. Obecně platí, že adresa ve velkých městech jako například v Praze, Brně nebo Plzni je více reprezentativní než v malém městečku.
- Zahraniční klientela
Pokud je vaším cílem oslovení klientů ze zahraničí, bude se vám opět hodit virtuální sídlo s adresou, kterou mají v povědomí i cizinci. Jde v podstatě o velmi podobný efekt jako v předchozím případě – Vaše důvěryhodnost bude vyšší, protože větší česká města lidé v zahraničí znají.
- Neutrální území
Pokud se rozhodnete mít sídlo společnosti na své domácí adrese, zvažte možné důsledky. Vašemu okolí mohou časem začít vadit vaše pracovní schůzky, počítat byste také měli s návštěvami daňových kontrol, a i když neplánovaně, je třeba také myslet na riziko exekuce. Exekutoři nerozlišují, zda jsou vaše věci v osobním vlastnictví nebo jsou majetkem firmy. Zabavují veškerý postižitelný majetek dlužníka, aby vymohli pohledávku věřitele. Virtuální kancelář je tak ideálním řešením, kdy ani jeden z těchto problémů nebudete muset řešit.
- Bez obav z daňové kontroly
Není tajemstvím, že ve větších městech sídlí daleko více firem než jinde v Česku. V případě sídla společnosti například v krajských městech tak máte alespoň z části jistotu, že namátková daňová kontrola nebude tak častá. Vaše společnost spadá pod příslušný finanční úřad daného okrsku. S virtuální kanceláří si můžete vybrat sídlo tam, kde vám to vyhovuje nejvíce.
Má virtuální sídlo i nějaké nevýhody?
U virtuálního sídla výhody jasně převažují nad nevýhodami, je ale fér zmínit i negativa.
- I v případě virtuálního sídla se občas musíte na sídle společnosti vyskytnout – například, když vás k tomu vyzve finanční úřad.
- Rozhodně si dávejte pozor na výběr poskytovatele. Nespolehlivý poskytovatel vám může způsobit značné problémy, pokud nebude plnit své povinnosti a služby, které jste si objednali. Určitě nechcete přijít o důležitou poštu ani řešit problémy plynoucí z neoznačení budovy s názvem vaši společnosti na adrese virtuálního sídla.
U koho poptat virtuální sídlo
Na internetu najdete celou řadu poskytovatelů virtuálních sídel v různých cenových kategoriích. Pokud jste se rozhodli zřídit si virtuální sídlo, neváhejte se obrátit například na odborníky z Jake&James Accounting. U nich si můžete vybrat z široké nabídky sídel v jejich vlastních prostorách v Praze nebo Brně. Samozřejmostí jsou poštovní služby, souhlas s umístěním sídla, označení na budově či prostory pro jednání s úřady i zasedací místnosti pro schůzky.
M. R.