Hybridní eventy nás učí přemýšlet udržitelněji a efektivněji
Praha 21. května 2021
Pandemická krize nastavila takové podmínky a omezení, že se v minulém roce převedli skoro všechny eventové aktivity do týkající se firemních eventů, konferencí, školení a dalších podobných aktivit do online prostředí. Není to, ale jen marketing, také obchodní nebo HR komunikace se přesouvá tímto směrem.
Do online světa můžeme opravdu převést celou řadu eventových formátů. Samozřejmě i zde najdeme výjimky, které potvrzují pravidlo, například firemní Family day a podobné eventy. Na druhou stranu firemní a odborné konference, tiskové konference, produktový lunch jsou ideální adepti pro online prostředí.
Objevují se takzvané hybridní eventy. Co to vlastně je, hybridní event? Pořádaly se zčásti již před pandemií koronaviru, ale nebyla jim věnována dostatečná pozornost. Nyní můžeme sledovat, jak se objevuje celá řada hybridních eventů a s nimi nové možnosti online komunikace Na rozdíl od klasického (offline) eventu má hybridní event také své on-linové účastníky. Je to alternativní formát, který poskytuje výhody klasického akce a vybírá si to nejlepší z on-line eventu.
Velkou výhodou je oslovení početného publika. Hybridní event umožňuje mnohem větší účast než klasický event. Před korona krizí jsme byli zvyklí se setkávat osobně tváří tvář, a právě současná krize eventového byznysu nás učí rozšiřovat publikum o diváky, kteří mohou event sledovat odkudkoliv, a to už jako jednotlivci nebo skupinky, např. z kanceláří zasedaček či z domova.
On-line vs hybridní
„On-line eventy jsou pro mě stále spíše otázkou nouze. Akceptuješ to, že nemůžeš realizovat eventy, protože je pandemie a respektuješ vládní opatření. Pokud má takový event budoucnost, tak je to z mého pohledu hlavně v rámci informačně vzdělávacích konferencí nebo webinářů. U dalších typů obchodních a firemních eventů, myslím například grand opening, společenské nebo teamspiritové akce považuji jejich využívání po skončení vládních opatření jako nepravděpodobné, naopak očekávám nárůst zájmů klientů o hybridní eventy,“ říká Martina Kafková z agentury M – Ocean, propagátorka a organizátorka na hybridních a udržitelných eventů.
Nutnost věnovat větší úsilí ve vývoji konceptu a programu eventu se může stát naopak příležitostí pro tvorbu atraktivního obsahu, Nová podoba eventů má mnohem přísnější pravidla organizace a plánování agendy. Do plánu činnosti je potřeba zařadit dostatečný prostor na vytváření časových rezerv, které pak lze velmi efektivně využít pro tvorbu záběrů, zvukových obsahů, například formou rozhovorů, natáčení podcastů, nebo i kompletních záznamů pro další zpracování. Následně se materiál může použít pro komunikaci nejen na sociálních sítí, ale i třeba i jako motivační prvek na menší akce jako jsou webináře. Materiály je můžete využít pro komunikaci se zákazníky i pro vzdělávání zaměstnanců. Celý obsah eventu je také samozřejmě možné šířit ve mezi veřejnost dle pečlivě zpracovaného plánu.
Jak vyvolat pohodu, radost, smysluplnost ze stráveného času prostřednictvím hybridního eventu? Účastníci i řečníci musí být informování o technologickém řešení eventu, v rámci zvací agendy je potřeba je pečlivě provést softwarovým řešením a případným debriefingem využívaného hardwaru. Je odpovědností organizátora, aby se všichni hosté cítili komfortně, bezpečně a přestali pro ně existovat pomyslné překážky.
Jak udržet pozornost a přinést nové zážitky? I v offline prostředí konferencí a prezentačních eventů bojujeme o udržení pozornosti návštěvníků v rámci programu. Měli bychom se držet časového horizontu v rámci 7–20 minut na jednotlivá vystoupení. V případě hybridních eventů, délku 20 minut doporučujeme jen skutečně skvělým řečníkům. Navrhujeme spíše jednotlivé vstupy zkrátit na 10 minut. Prokládat jednotlivé vstupy řečníků například dotazy nebo interaktivními prvky. Velmi se osvědčuje kombinace různých formátů vstupů. U delších eventů se dají kombinovat přednášky, prezentace, panelové diskuse, diskuse s účastníky nebo workshopy. Jedná se o náročnější produkci takovýchto eventů, a je potřeba si stále v týmu i řečníky připomínat, že máte dvě publika – jedno s účastníky v sále a jedno, audienci on-line.
„V průběhu on-linových i hybridních eventů doporučujeme posílat účastníkům aktuální́ oznámení́ a důležité́ info před začátkem, v průběhu i po skončení́ akce. Je nutné sdílet se všemi také postřehy z akce, články a výzkumy, linky na zajímavá videa, které cituje prezentující,“ dodává Martina Kafková, majitelka eventové agentury M – Ocean.
Hybridní eventy nás učí přemýšlet udržitelněji a efektivněji. Vzdálená účast zahraničních speakrů se stává stylovým standardem, nastavení on-line registrace místo zasílání fyzických kopií pozvánek je již normální. Vytváření e-ticket pozvánek a jejich skenování z telefonů místo využití klasických badge bude přirozené. QR kódy s virtuálními prezentacemi nahradí často zbytečné letáky. Digitální vychytávky, knihy, digitální dárkové karty nahradí klasické papírové tašky často plné zbytečností.
Mgr. Pavlína Procházková