O-fice zefektivní provoz kanceláří a ušetří peníze

Praha 20. září 2017

Ačkoli se nabídka kanceláří v Praze stále zvyšuje a do konce roku 2018 má na území hlavního města přibýt přes 350 000 čtverečných metrů nových kancelářských ploch, jejich cena neklesá. Ba právě naopak – podle analýzy mezinárodní poradenské společnosti BNP Paribas Real Estate výše nájemného roste napříč všemi segmenty díky silné poptávce nájemců a pozitivním ekonomickým výhledům. Administrativní budovy nejsou výjimkou – do konce loňského roku v nich měsíční nájemné vzrostlo na 19 až 20 eur za metr čtvereční. Je to doklad toho, že se ekonomice daří. Jenže to má i odvrácenou tvář – firmy mají problém najít a udržet si kvalitní zaměstnance. Jednou z věcí, která může pomoci, je budování uživatelsky komfortních kanceláří, které kladou důraz na efektivní využití prostoru, umožňují zaměstnancům komunikaci i klidnou individuální práci. Skvělým nástrojem k vytvoření takových kanceláří je o-fice. „Je to služba, která dává přesná data o obsazenosti a využívání jednotlivých pracovních míst a konferenčních místností,“ popisuje Nishant Dhawan, International Sales Director společnosti o-fice, jež ve spolupráci s interiérovou firmou cre8 monitoring obsazenosti nabízí na tuzemském a slovenském trhu.

Nishant Dhawan

 Jak jste se ocitl v České republice?

Pocházím z Indie, kde jsem pracoval v turistickém průmyslu. Před rokem a půl jsem se přestěhoval do České republiky, abych zde byl se svojí partnerkou a abych mohl pracovat na rozvinutém evropském trhu. Rychle jsem si tady zvykl, Praha má takové kouzlo, že si už neumím představit, že bych žil jinde.

Zabýváte se službou o-fice. Co to je a k čemu slouží?

Jde o přesné monitorování obsazenosti kanceláří. Získaná data pomáhají firmám zařizovat a využívat jejich kancelářské prostory s větší efektivitou a způsobem, který lépe saturuje jejich potřeby a potřeby jejich zaměstnanců. Pomáhá „plánovačům prostoru“ dělat lepší a kvalifikovanější rozhodnutí s pomocí skutečných dat a ve finále ušetří peníze vynakládané na provoz firmy. Slouží ale i architektům při navrhování kancelářských interiérů.

Jaká konkrétní data o-fice přináší?

Naše služba dává přesná data o obsazenosti a využívání jednotlivých pracovních míst a konferenčních místností. Dokáže „říci“, jak využívané jsou kancelářské prostory v různých částech dne, týdne i roku.

Popisky: Percentuální přehled obsazenosti jednotlivých míst                       Umístění čidel

Jak monitoring probíhá? Co pro to musí udělat majitel či šéf firmy? Vyžaduje součinnost i od zaměstnanců?

Senzory snímající vibrace a tlak jsou umístěny na židlích a jsou bezdrátově propojeny pomocí bluetooth s mikropočítače, který „sbírá“ data. Mikropočítač pak data následně odesílá do cloudu, kde se vyhodnocují. Systém potom automaticky generuje statistiky o využití jednotlivých prostor i každého konkrétního pracovního místa. Zaměstnavatel nám musí poskytnout plány prostor, které chce monitorovat, a přístup k wi-fi. Od zaměstnanců není nic vyžadováno.

Jak dlouho monitoring trvá? Kolik je času je potřeba pro to, aby získána data byla relevantní?

Může jít o dlouhodobé měření trvající klidně celý rok, ale pro získání relevantních data stačí 14 po sobě jdoucích pracovních dnů. Ideální je volit časové období, které není dotčeno žádným svátkem či prodlouženým víkendem.

Proč bych měl jako majitele firmy využít službu o-fice?

Aby přesně věděl, jak jsou pracovní prostory doopravdy využívány. Díky tomu je pak můžu lépe spravovat a případně měnit jejich uspořádání, abych dosáhl vyšší efektivity a tudíž i vyšší výnosů a abych vytvořil přátelštější prostředí pro zaměstnance. V naprosté většině případů pomáhá ušetřit nemalé částky na provozních nákladech.

Jak dlouho program existuje a jak dlouho se užívá v České republice?

Program se celosvětově používá dva roky a po celou tuto dobu je dostupný i v České republice. Firma, která jej vyvinula, do něj společně s tuzemskou společností cre8 implementovala i některá specifika českého kancelářského trhu.

Jaký přínos může mít monitoring pro malou firmu do 25 zaměstnanců a jaký pro velkou nad 200 zaměstnanců?

Benefity jsou v obou případech podobné – získání dat o využití kanceláří, což ukáže, zda jsou prostory využívané dostatečně nebo příliš málo. Na základě lze provést úpravy, které zajistí maximální efektivitu dostupných prostorů a zdrojů.

Dáváte firmám spolu s výsledky také nějaká doporučení, jak provoz na jejich základě zefektivnit?

Poskytujeme konzultace kdykoli je klienti potřebují. Poměrně nedávnou jsme třeba v případě jednoho z našich klientů zaměřili na velké konferenční místnosti, každá byla pro deset lidí. S pomocí o-fice dat jsme zjistili, že pouze dvě až tři z židlí v těchto místnostech byly využívány z 50 procent a ostatní ještě méně. Přitom si zaměstnanci stěžovali na nedostatek konferenčních prostor. Proto jsme klientovi navrhli změnit uspořádání a vytvořit více jednacích prostor s menší kapacitou. V důsledku pak byly tyto místnosti více využívané.

Kdo o-fice nejčastěji využívá?

V zahraničí se na nás obracejí prodejci nábytku, když zařizují kancelářské prostory pro své klienty. Druhou skupinu tvoří firmy plánující relokaci a renovaci a jejich architekti a projekt manažeři, aby dokázaly své nové prostory zařídit co nejefektivněji. K tomu jim slouží právě data získaná z našeho měření – pomohou jim analyzovat, na které oblasti práce a aktivity se mají při navrhování prostor pro konkrétní firmu zaměřit.  V České republice a na Slovensku tuto službu nabízíme prostřednictvím společnosti cre8 stejným koncovým skupinám jako v zahraničí.

Více informací na: www.cre8.cz nebo www.facebook.com/cre8.cz/

Zdroj – první dvě fota: cre8, ostatní fota: O-fice

Zdroj: komunikační agentura SETEVA

Dana Samková